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Optimizar los costes en una empresa y buscar la mayor eficiencia de los recursos es fundamental para que una organización sobreviva y prospere. Recuerda que si consigues realizar un control de gastos efectivo, tus beneficios aumentarán y tu proyecto empresarial será un éxito.
Gastos de empresa: ¿en qué se invierte mi dinero?
Aunque todas las empresas (tanto las que empiezan su camino como las que ya tienen un largo recorrido) tienen unos gastos variables, su objetivo final siempre es ser rentables. La rentabilidad es la proporción que existe entre los recursos que se invierten en las diferentes operaciones de la compañía y los beneficios obtenidos de ellas.
Conocer la salud financiera de nuestro negocio y tener claros los costes y beneficios nos permite saber cuándo y en qué invertimos el dinero, y cuáles son los beneficios que obtenemos de esa inversión. Éste es el primer paso para realizar un control de gastos de empresa y planificar las diferentes estrategias para restringirlos.
Un punto clave para optimizar los costes en una empresa, sobre todo en los primeros meses o durante procesos de cambio, es limitar la inversión. Para ello, es necesario establecer un presupuesto mensual de gastos y monitorizarlo. De esta forma, además de ejercer un mayor control de gastos de la empresa, también somos conscientes en todo momento de las posibles desviaciones y de su justificación.
Mantener esta rutina mensual o semanal en el tiempo permite revisar todos los gastos, compararlos con periodos anteriores y comprobar los momentos de mayor inversión, revisar por qué se han producido, analizar su rentabilidad y tomar las decisiones oportunas al respecto. Si lo hacemos por áreas o departamentos, tendremos una visión aún más clara de en qué se invierte cada euro de nuestra empresa.
Cómo reducir gastos de empresa: 6 ejemplos
Disponer de información actualizada es fundamental para controlar los gastos, pero no es suficiente. A continuación te damos otros consejos para reducir costes en tu empresa.
- Aprovecha la tecnología. Hoy en día existen herramientas, muchas de ellas gratuitas o con un coste mínimo, para tener un control de gastos transparente. Casi siempre se trata de software desarrollados con esta finalidad, de uso sencillo y orientados a optimizar los costes a través los procesos internos para ahorrar dinero.
- Incrementa tus márgenes de ganancia. El margen de ganancia no sólo es sinónimo de beneficio, sino también de menos gasto. Y es que, a diferencia de lo que se piensa, un aumento de margen no siempre va unido a un precio más elevado en nuestro producto o servicio. Reducir los costes en la producción o en la distribución, por ejemplo, hace que obtengamos más beneficio sin modificar precios.
- Revisa tu cartera de clientes y proveedores periódicamente. El mercado actual es muy competitivo y saber en qué tipo de clientes debemos centrarnos es una ventaja. Si tenemos claro nuestro target y quién nos genera más ganancias podremos invertir más esfuerzos en su fidelización. Respecto a los proveedores, decántate siempre por los que mejor atiendan las necesidades de tu empresa pero sin dejar de analizar lo que otros te ofrecen. De esta forma, puedes negociar nuevas ventajas más beneficiosas. En muchos sectores, incluso existen plataformas de proveedores que te permitirán ajustar tus gastos. Este punto es muy importante en todas las áreas de la empresa, desde el proveedor de Internet a los servicios como mensajería o logística.
- ¿Estás en el espacio de trabajo adecuado? Para reducir costes en tu empresa debes analizar gastos como el alquiler, la factura de la luz y de Internet, los gastos de material de oficina, etc. Esta inversión es fija, por lo que si la reduces, ahorrarás dinero desde el primer momento. Buscar un espacio que se adapte a tu presupuesto y necesidades es básico.
- Gestiona de manera eficiente tu inventario. Controlar y aprovechar tu inventario es algo que, aunque parece obvio, no todas las empresas tienen en cuenta al elaborar su plan de ahorro. Básicamente, gestionar el inventario es saber qué productos o herramientas tenemos y en qué estado, cada cuánto hay que inventariarlos y cuál es su movimiento fijo y variable. De esta forma tendremos menos excedentes (lo que ya de por sí es un ahorro) y más oportunidades de dar una salida rentable a ciertos productos.
- Reinvierte en equipos eficientes. Reemplazar viejos equipamientos por sistemas con un menor gasto energético es una de las claves para reducir los gastos de empresa. Piensa que no siempre debes comprar nuevos equipos: en Internet puedes encontrar ordenadores y equipos de segunda mano en buen estado a los que puedes sacar mucho partido.
Ahora ya sabes cómo reducir los gastos de tu empresa mediante acciones sencillas basadas, fundamentalmente, en la observación y el análisis, algo que cualquier proyecto necesita para alcanzar el éxito. Poner estos datos sobre la mesa, elaborar un plan de ahorro y trasmitirlo a tus empleados les hará partícipes de la nueva filosofía de la organización y te ayudará a optimizar los costes en tu empresa de manera eficiente.
