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La transformación digital nos lleva a implantar mejoras para facilitar y agilizar procesos administrativos. En este caso, el equipo de sistemas de Grup Montaner es el responsable de evaluar cualquier tecnología innovadora que beneficie a nuestros empleados, clientes y candidatos. Y, por este motivo, desde hace tiempo apostamos por la aplicación de la firma electrónica avanzada en relación con nuestros trabajadores.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
La firma electrónica avanzada es aquella que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio futuro de los datos firmados. Está vinculada al firmante de manera única, igual que los datos a los que se refiere. La firma electrónica avanzada ha sido creada por medios que el signatario puede mantener bajo su exclusivo control. Por tanto, este tipo de firma nos permite garantizar la integridad del contenido firmado, es decir, que el contenido no ha sufrido ningún tipo de alteración o variación desde el momento en que se firmó.
¿Cómo aplicamos el uso de la firma en Quality?
La línea de negocio de trabajo temporal, Quality, inicia cada mes más de 3.000 contratos laborales con trabajadores, que implican la firma de documentos por ambas partes a lo largo de toda la relación laboral, desde la firma del contrato hasta la carta de finalización. Antes de la firma electrónica, la gestión y firma de todos estos documentos se llevaba a cabo de forma tradicional, es decir, en formato presencial y en papel. Actualmente, la firma electrónica está implantada con éxito en nuestra red de oficinas de trabajo temporal, de forma que se ha sustituido la gestión en papel por un nuevo sistema digitalizado, llegando en algunas oficinas a representar más del 90% de los contratos realizados.
Beneficios de la firma electrónica para trabajador y empresa
Los beneficios conseguidos son muchos y seguimos trabajando aún en su consecución e implantación en la totalidad de las más de 30 oficinas de Quality en España.
Algunas cifras destacadas de esas mejoras palpables son:
- 18 minutos de ahorro de tiempo promedio por cada contrato firmado.
- 5,4 minutos de ahorro de tiempo promedio de gestión por cada contrato al no tener que gestionar papel.
- Reducción de 45 páginas por contrato de promedio al no tener que imprimir (algunos tipos de contratos con sus cláusulas de Prevención de Riesgos pueden superar las 100 páginas).
Además, entre los múltiples beneficios que aporta la firma electrónica en nuestra actividad como empresa, cabe destacar los siguientes:
Agilidad
Al eliminarse la necesidad de imprimir, firmar en papel y gestionar toda la documentación en papel, la firma electrónica aporta un importante ahorro de tiempo para los trabajadores.
Movilidad
Ahora, gracias a la firma electrónica, todos los trabajadores pueden firmar documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar a través del ordenador o el teléfono móvil, sin necesidad de acudir a nuestras oficinas.
Gestión centralizada de documentos
Disponer de toda la documentación firmada en formato digital facilita el acceso y consulta por parte de los trabajadores y los clientes, a través de las respectivas áreas online.
Seguridad
La gestión electrónica de los documentos a firmar aporta más seguridad y eficacia en las operaciones, ya que permite monitorizar en tiempo real el estado de cada documento.
Responsabilidad con el medio ambiente
Se ha disminuido de forma drástica el uso de papel en los procesos de contratación de personal.
En definitiva, gracias a la implantación de la firma electrónica estamos ofreciendo un mejor servicio a nuestros trabajadores y clientes a través de una mejor experiencia de usuario. Y con el mismo objetivo, en Quality seguimos trabajando en nuevos proyectos, como la App para trabajadores que dentro de poco pondremos a disposición, y que supondrá otro salto importante en la gestión de la relación con nuestros trabajadores.