Los administrativos son profesionales fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Dentro de esta categoría encontramos técnicos administrativos y auxiliares administrativos, profesionales con formación y tareas diferentes pero que responden a un perfil polivalente relacionado con la gestión de todo tipo de recursos.

El personal administrativo es indispensable para las organizaciones y es una profesión con mucho futuro laboral, especialmente si su formación se complementa con conocimientos de ofimática, idiomas o gestión de redes sociales.

¿Cuáles son las funciones del personal administrativo?

Las funciones y tareas del personal administrativo de una empresa son muy variadas. Las más importantes son:

  • Redactar, archivar y revisar todo tipo de documentos, especialmente recibos, albaranes, reportes y hojas de cálculo.
  • Recopilar información con el objetivo de estudiar datos, extraer conclusiones y generar los informes correspondientes.
  • Actualizar y mantener al día los procedimientos, las guías y los manuales corporativos existentes, así como las bases de datos y las listas de contactos.
  • Realizar gestiones asociadas a la compra y a la venta de productos y servicios.
  • Gestionar la comunicación de la empresa tanto a nivel interno como con proveedores y clientes.
  • Coordinar los servicios de mensajería y la logística de la empresa y las entregas y salidas de productos.
  • Gestionar el calendario administrativo (para gestiones como presentación de impuestos trimestrales y anuales, etc.).
  • Tramitar gestiones de carácter administrativo que repercuten en el personal de la empresa (contratos, nóminas, retenciones, etc.) en función de la normativa vigente y de la política interna de la organización.
  • Prestar apoyo especial al departamento de Recursos Humanos para la realización de las gestiones administrativas relacionadas con el personal y descritas anteriormente.
  • Desarrollar y supervisar registros y archivos de contabilidad.
  • Supervisar gestiones relacionadas con las cuentas de la empresa, la tesorería, los proyectos de inversión, etc.
  • Gestionar y tramitar documentos de la administración pública de manera telemática y/o presencial (permisos y licencias, impuestos, presentación de documentos oficiales, solicitud de certificados, etc.).
  • Informar y atender a clientes para ofrecerles información sobre servicios de la empresa, funcionamiento de esta, etc.
  • Ayudar a otros departamentos para el desarrollo de informes, presentaciones, etc.

¿Qué tipo de administrativos buscan las empresas?

Durante los últimos años los administrativos se han adaptado a la transformación digital en así todos sus procesos, lo que implica el uso de herramientas informáticas y profesionales muy específicas.

Además, y al igual que ocurre en otros sectores, la especialización se ha convertido una realidad para estos profesionales con el objetivo de garantizar la productividad y la mayor rentabilidad en cada departamento o empresa. Así, en áreas muy concretas como Recursos Humanos, facturación o marketing, el personal administrativo, independientemente de su categoría, debe poseer ciertos conocimientos o actitudes específicas.

Por ejemplo, el administrativo que ocupa el puesto de «Office Manager», dependiente del director financiero de la empresa, asumirá responsabilidades relacionadas con la organización y funcionamiento de la oficia como trato con proveedores o clientes o preparación de presupuestos. En este caso, un requisito para estos profesionales puede ser saber idiomas y manejo elevado de herramientas específicas de contabilidad.

Algo parecido ocurre con los asistentes de contabilidad, que son administrativos que cumplen un rol técnico dentro del departamento contable de una compañía. En el caso de administrativos de un departamento concreto, su trabajo puede ir desde la recepción de llamadas al control de la agenda pasando por la gestión de archivo, la recepción y atención al cliente o la actualización de las bases de datos.

Cualidades del personal administrativo

Algunas de las cualidades que las empresas buscan en un perfil administrativo son:

Capacidad de organización

Los administrativos y auxiliares administrativos pueden realizar tareas de todo tipo, por lo que es imprescindible que sean organizados y tengan una capacidad de concentración alta.

Capacidad de adaptación

El puesto de trabajo de administrativo exige flexibilidad porque muchas veces implica apoyar a diferentes áreas de trabajo. La capacidad de adaptación y el asertividad se valoran muy positivamente y le ayudarán a desarrollar su trabajo con garantías.

Capacidad de trabajar en equipo

En los puestos administrativos es esencial el trabajo en equipo. Las habilidades comunicativas con superiores, compañeros, proveedores, clientes, entidades bancarias y organismos públicos también son muy bien valoradas en estos profesionales.

Otras aptitudes y conocimientos que las empresas puede tener en cuenta para contratar un administrativo son:

  • Conocimientos sobre finanzas.
  • Proactividad.
  • Dinamismo.
  • Predisposición.
  • Capacidad de negociación.
  • Confiabilidad.
  • Profesionalidad en el manejo de la información.
  • Experiencia.
  • Conocimiento de idiomas.
  • Capacidad de síntesis.
  • Ser organizado y metódico.

El personal administrativo encaja en todo tipo de sectores, por eso se trata de un perfil profesional muy demandado por empresas de todo tipo y tamaño.

Si buscas un administrativo o un auxiliar administrativo para tu empresa, contacta con nosotros. Conocemos y entendemos las necesidades de cada sector y nos comprometemos a encontrar al mejor candidato para desarrollar ese trabajo en tu empresa.

Comparte en:
Yurena Benítez

Responsable Técnica de Oficinas

Otros post

El 95% de nuestros empleados/as nos recomienda como ETT para trabajar

09 Feb 2022

Encuesta de Satisfacción Quality 2021 A pesar de que el año 2021 también ha estado marcado por la pandemia y sus derivadas restricciones, como empresa ETT hemos trabajado de forma exhaustiva para adaptarnos a los cambios y apoyar las necesidades de nuestros empleados/as y de nuestros/as clientes. Con el expertise adquirido durante el año anterior […]

LEER MÁS

Contrato fijo discontinuo, una nueva oportunidad laboral

22 Nov 2022

En el último año, los contratos laborales en España han sufrido diferentes cambios con la aplicación de la Reforma Laboral. Con su entrada en vigor desaparecieron los contratos de trabajo temporal tal y como los conocíamos hasta el momento (los contratos por obra y servicio). El objetivo principal de la nueva norma es reducir la […]

LEER MÁS

Reinventando el trabajo temporal: expertos en personas

03 Nov 2022

El sector de las empresas de servicios de trabajo temporal, experimentó un significativo repunte en el año anterior, después del desplome provocado por la crisis del Covid-19.

LEER MÁS

Los retos de las empresas en el sector logístico y de la automoción

21 Oct 2022

El sector de la automoción y el logístico se enfrentan a varios retos. Y es que, son varios los problemas que actualmente preocupan a las empresas.

LEER MÁS

Nueva ley de carga y descarga: ¿Cómo afecta al conductor?

29 Sep 2022

Desde este pasado 2 de septiembre ha entrado en vigor la nueva ley de carga y descarga, después de que, el 1 de marzo, se aprobara el Real Decreto-ley 3/2022.

LEER MÁS

¿Cuáles son los perfiles más demandados en una ETT?

28 Sep 2022

En España se realizan numerosos contratos temporales cada año en múltiples sectores. De hecho, los perfiles más demandados dependen en gran parte de la temporada del año y de la zona geográfica.

LEER MÁS

Quality, la “ETT de las nuevas Oportunidades” por Toni Terra

20 Sep 2022

Toni Terra ha sido nombrado este año responsable de negocio y servicios de Quality, la ETT de las nuevas oportunidades. Con sus propias palabras, nos explica qué significa para él esta responsabilidad y nueva oportunidad de crecer en la marca.

LEER MÁS

Algoritmo de horas extras: ¿qué situaciones puede detectar MAX?

13 Sep 2022

El algoritmo MAX detecta las horas extra fichadas no remuneradas como también intuye esas horas extra no informatizadas por la empresa. ¿Cómo? El robot funciona por dos vías.

LEER MÁS

Quality reúne 900 unidades de productos en su Campaña de Recogida de alimentos 2022

13 Sep 2022

Un año más, gracias a la ayuda y colaboración de todas las personas que se han sumado a nuestra Campaña Solidaria, conseguimos más oportunidades y soporte para quienes más lo necesitan.

LEER MÁS

Sumando retos y oportunidades a dos ruedas

01 Sep 2022

El deporte siempre ha sido una de mis grandes pasiones: la navegación y la bicicleta son dos de mis hobbies preferidos con los que disfruto, desconecto y me ayudan a superarme en todos los niveles. Es bien sabido que el deporte aporta muchos beneficios físicos y mentales.

LEER MÁS